Mit ein paar Klicks zum neuen Job? Klingt verlockend? Nun gut – ganz so einfach ist es dann meist doch nicht bei einer Online-Bewerbung. Auch hier gilt es, einige Fallstricke zu vermeiden, um eine perfekte Bewerbung abzuliefern. Gerade das Internet verführt schnell zu einer lockeren und schnellen Kommunikation. Und öffnet damit die Tür für Fehler und Unachtsamkeit. Doch bei einer Online-Bewerbung gelten die gleichen Standards wie bei einer klassischen Bewerbung. Deshalb haben wir für Sie hier einige Informationen und Tipps zum Thema Online-Bewerbung zusammengefasst.
Online-Bewerbung vs. Schriftliche Bewerbung
In Zeiten von Social Media und Digitalisierung ist der Trend zur Online-Bewerbung nicht überraschend. Doch nicht nur bei den Kandidaten sind Online-Bewerbungen in der Zwischenzeit beliebter als die klassische, schriftliche Bewerbung. Eine Umfrage unter Personalern im Jahr 2016 ergab, dass 68% Online-Bewerbungen über firmeneigene Onlinemasken bevorzugen. 24% favorisieren dagegen Bewerbungen per E-Mail. Nur noch knapp 4% wünschen sich eine schriftliche Bewerbung in Papierform (Quelle: statista.de). Sie sehen, der Trend geht klar zu Online-Bewerbung oder Bewerbung per E-Mail.
Online-Bewerbung oder E-Mail-Bewerbung?
Die Vorlieben der Personalverantwortlichen zeigen, dass je nach Firmenkultur und persönlicher Präferenz zwischen Online-Bewerbung oder E-Mail-Bewerbung unterschieden werden muss. Doch was bedeutet das? Eine Online-Bewerbung wird in der Regel direkt über die Firmenhomepage eingereicht. Die Bewerber gelangen über die Karriereseite des Unternehmens zu der Bewerbungsplattform. Schritt für Schritt müssen die vorgegebenen Online-Masken mit den geforderten Daten ausgefüllt werden. Zusätzlich können weitere, angeforderte Dokumente, wie z.B. Zeugnisse, Referenzen oder Qualifikationsnachweise über das System hochgeladen werden.
Eine E-Mail-Bewerbung unterscheidet sich grundlegend davon. Bei einer Bewerbung per E-Mail senden Sie Ihre fertige Bewerbungsmappe im pdf-Format per E-Mail an das Unternehmen bzw. direkt an den Ansprechpartner. Damit ist die E-Mail-Bewerbung die moderne Form der klassischen, schriftlichen Bewerbung – mit der Ausnahme, dass die Zustellung per E-Mail statt per Post geschieht.
Im folgenden Text erhalten Sie Tipps und Hinweise wie Sie sich online richtig bewerben – sowohl über vorgegebene Formulare als auch per E-Mail.
Wie sieht eine Online-Bewerbung aus?
Wenn Sie sich die Frage stellen, wie Sie eine Online-Bewerbung aufbauen oder was in eine Online-Bewerbung mit aufgenommen werden sollte, dann ist diese Frage zunächst recht einfach zu beantworten. Es gehört alles in eine Online-Bewerbung, was Sie auch einer klassischen Bewerbungsmappe beifügen. Eine erfolgreiche Online-Bewerbung umfasst:
- ein Deckblatt
- ein professionelles Bewerbungsschreiben
- einen professionellen Lebenslauf
- relevante Arbeits-, Studien-, Ausbildungs- oder Schulzeugnisse
- wenn vorhanden, Referenzen
- aussagekräftige Zertifikate und Schulungsdokumente
- Arbeitsproben bei bestimmten Berufsgruppen
Sie sehen, die schriftliche Bewerbungsmappe unterscheidet sich nicht von einer perfekten und professionellen Online-Bewerbung. Dementsprechend gilt auch hier, dass eine gute Vorbereitung unerlässlich ist. Nehmen Sie z.B. den perfekt auf Sie abgestimmten Lebenslauf. Egal ob Sie diesen später in eine Online-Maske hochladen, per E-Mail verschicken oder in Papierform auf den Weg bringen. Er muss gründlich vorbereitet und professionell gestaltet werden. Deshalb gilt: vor dem Start jeder Bewerbung: Bewerbungsunterlagen gründlich ausarbeiten oder professionell erstellen lassen. Erst danach geht es an die einzelnen Stellenanzeigen.
Tipps für die Online-Bewerbung
Online-Bewerbungen können sich in vielen Punkten unterscheiden. Nahezu jedes Unternehmen definiert die auszufüllenden Online-Masken individuell, um Bewerber für die gesuchten Anforderungen zu finden. Dementsprechend wird es leider kaum möglich sein, die Unterlagen so vorzubereiten, dass diese für alle Online-Masken aller Unternehmen passen. Doch es gibt Ausnahmen. So ist z.B. der Lebenslauf für alle relevant.
Bevor Sie mit Ihrer Online-Bewerbung starten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle wichtigen Unterlagen, wie das Bewerbungsschreiben, den Lebenslauf und die Zeugnisse in Dateiform auf Ihrem Computer bereithalten. Als Dateiformat eignet sich dafür oft am besten das pdf-Format. Das Vorbereiten aller Unterlagen erspart Ihnen einerseits lästiges Ein- und Ausloggen aus den Online-Masken der Unternehmen als auch Zwischenspeichern in nicht immer sehr benutzerfreundlichen Online-Masken. Andererseits hilft es Ihnen auch Ihre Bewerbungszeit zu minimieren – zumindest systemseitig. Denn es gibt Unternehmen, die messen die in Anspruch genommene Zeit vom ersten Einloggen bis zum finalen Versenden der Unterlagen. Lässt der Bewerber hier relativ viel Zeit verstreichen, kann dies s auf Unentschlossenheit oder schlechte Vorbereitung hindeuten. Durch gute Vorarbeit kann dies leicht vermieden werden.
Beim Anhängen der einzelnen Dokumente, empfiehlt es sich, der Lenkung der Unternehmensseiten zu folgen. Ist z.B. lediglich eine Möglichkeit vorhanden Zeugnisse hochzuladen, sollten diese natürlich in einer pdf-Datei zusammengefasst werden (mehr Tipps dazu weiter unten). Fragt das Unternehmen aber explizit nach einzelnen Zeugnissen, z.B. durch einzelne Masken für den Studienabschluss, das letzte Arbeitszeugnis o.Ä., gilt es, diese Dokumente auch einzeln, in der dafür vorgesehenen Maske, hochzuladen.
Bei der Benennung der einzelnen hochzuladenden Dateien achten Sie bitte darauf die Dateinamen sinnvoll zu wählen. Dies kann z.B. so aussehen:
| Datei | Dateiname |
| Bewerbungsschreiben | Mustermann, Max_Bewerbungsschreiben_Unternehmensname |
| Lebenslauf | Mustermann, Max_Lebenslauf_Unternehmensname |
| Studienabschluss | Mustermann, Max_Studienabschluss |
Eine Stolperfalle bei Online-Bewerbungen können Auswahlmenüs sein. Oft sind nur bestimmte Auswahlmöglichkeiten vorhanden, die auf die meisten Bewerber zutreffen. So kann es passieren, dass z.B. Ihre Ausbildung oder Ihr Studiengang nicht auswählbar ist. Wählen Sie dann den naheliegendsten Studiengang, kann es Ihnen schnell passieren, dass Sie automatisch herausgefiltert werden, weil Sie nach der Systemkonfiguration nicht auf die zu besetzende Stelle passen. Hier empfiehlt es sich bei Unsicherheiten kurz den telefonischen Kontakt zum Unternehmen zu suchen. Sie sehen, auch bei der Online-Bewerbung zeigt sich, dass gute Vorbereitung bereits mehr als die halbe Miete für einen perfekten, ersten Eindruck ist.
Tipps für die E-Mail-Bewerbung
Bei der Bewerbung per E-Mail werden wir häufig gefragt, welchen Text man in die E-Mail selbst schreibt oder, ob die E-Mail direkt als Bewerbungsschreiben genutzt wird.
Diese Frage ist leicht zu beantworten. Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen gehören in einer pdf-Datei in den Anhang. Das gilt auch für das Bewerbungsschreiben. In die eigentliche E-Mail kommt lediglich ein kurzer Text wie zum Beispiel:
„Sehr geehrte Frau
Mustermann, Sehr geehrter Herr Mustermann,
hiermit bewerbe ich mich auf die von Ihnen in der „Zeitung XYZ“ ausgeschriebene
Position als Musterarbeiterin. Meine vollständigen Bewerbungsunterlagen habe
ich Ihnen im Anhang beigefügt.
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen
Maxima Musterfrau
Musterstraße 123
54321 Musterhausen
Tel.: 0123 / 45 67 89 0
Mail: maxima.musterfrau@xyz.de“
Die Betreffzeile für die Übersendung Ihrer Bewerbung per E-Mail ist natürlich auszufüllen. Hier geben Sie dem späteren Bearbeiter direkt an, wofür Sie sich bewerben. Dies erleichtert Ihrem zukünftigen Arbeitgeber die Zuordnung und hinterlässt damit einen ersten, guten Eindruck. Auf o.g. Beispiel bezogen kann die Betreffzeile wie folgt lauten:
„Bewerbung als Musterarbeitern / Ihre Stellenanzeige in der Zeitung XYZ“.
Bitte machen Sie nicht den Fehler und hängen Sie alle Dokumente einzeln an Ihre E-Mail an. Versetzen Sie sich dabei in die Lage des Personalers. Er erhält Ihre E-Mail und möchte sich möglichst schnell ein Bild von Ihnen machen. Das gelingt am Einfachsten, wenn er nur eine Datei aus dem Anhang öffnen muss. Muss der Personaler allerdings das Bewerbungsschreiben, den Lebenslauf, alle Zeugnisse und die weiteren Dokumente einzeln öffnen, kostet ihn dies viel Zeit. Das hinterlässt schon mal keinen hervorragenden Eindruck. Wie Sie Ihre Unterlagen in einer pdf-Datei bündeln, erklären wir Ihnen weiter unten im Text.
Da Ihre E-Mail wie ein Brief zu werten ist, vergessen Sie bitte nicht Ihre Kontaktdaten in Form einer vollständigen Signatur anzugeben. Eine vollständige Signatur beinhaltet Ihre Postanschrift, Ihre Telefonnummer und E-Mailadresse. Sie sehen, eine Bewerbung per E-Mail ist kein Hexenwerk, wenn man ein paar Tipps berücksichtigt.
Wie kann ich meine Unterlagen der Online-Bewerbung anhängen?
Neben den üblicherweise
genutzten Programmen wie Microsoft Word, werden Bewerbungen auch immer häufiger
in Freeware Programmen wie OpenOffice erstellt. Dies führt unweigerlich dazu,
dass die Anzahl an möglichen, verschiedenen Dateiformaten riesig ist. Doch das
ist nur die technische Seite. Für Ihre Bewerbung kommt nur ein Format in Frage:
PDF. Warum ist das so?
Das pdf-Format ist ein Dateiformat, welches sich über alle Unternehmen,
Institutionen und Behörden hinweg etabliert hat. Es benötigt wenig
Speicherkapazität, ist wenig fehleranfällig, ist leicht zu öffnen und es kann
nicht einfach verändert werden.
Dateiformate, welche absolut nicht zu verwenden sind, sind komprimierende
Dateiformate wie z.B. Zip-Dateien. Einerseits benötigt es dazu oft spezieller
Software und Programme, um genau dieses Format zu öffnen – andererseits
schlagen hier die IT Sicherheitsstandards vieler Unternehmen Alarm. Denn in
komprimierten Dateiformaten könnte sich ja genau so gut ein Virus verstecken.
Dementsprechend: Lieber die Finger weg davon!
Wer sich per Online-Formular bewirbt, sollte auf die jeweiligen Masken achten,
in denen Dokumente hochgeladen werden. Werden einzelne Dokumente (z.B. Studien-
oder Ausbildungsabschluss) explizit abgefragt, ist dort auch nur das PDF
hochzuladen, welches das geforderte Dokument enthält. Wenn es aber eine Maske
gibt, die sich nur Zeugnisse nennt, packen Sie alle Zeugnisse in ein PDF und
laden dies als Gesamtdatei dort hoch.
Wie erstellen Sie nun PDFs?
Das einfachste ist es, z.B. eine Word-Datei als PDF abzuspeichern. Dies geht einfach über den Pfad „Datei – Speichern unter – Speicherort auswählen – Dateinamen vergeben – bei „speichern als“ PDF auswählen. Dies können Sie sowohl für Ihre einzelnen Dokumente machen. Sie können aber auch der Einfachheit halber alle Ihre gescannten Zeugnisse in ein Word-Dokument einfügen. Das speichern Sie als PDF ab und schon haben Sie Ihre virtuelle Bewerbungsmappe.
Wer es professioneller aufziehen möchte und sich gerne mit Software beschäftigt, kann sich nach Freeware wie z.B. PDF24 Creator umsehen.
Insgesamt sollten Sie auf die Dateigröße Ihres PDFs achten. Viele Unternehmen haben in Online-Masken ein Maximum hinterlegt. Ist Ihre Datei größer, blockt das System diese ab. Dann sollten Sie schauen, wie Sie das Volumen der Datei verringern können, z.B. über die Auflösung der Fotos. Wenn Sie diese Tipps beachten, haben Sie Ihre Unterlagen schon fertig, die Sie Ihrer Online-Bewerbung anhängen können.
Online-Bewerbung – keine Angst davor
Mit den gezeigten Tipps und Ratschlägen sehen Sie, dass eine Online-Bewerbung kein Hexenwerk ist. Sie brauchen keine Angst davor zu haben. Gehen Sie es an und haben Sie immer im Hinterkopf, dass die Unterlagen für den Empfänger übersichtlich und einfach zu lesen sein müssen. Denn die Sichtung einer Bewerbung dauert im Schnitt 4 Minuten. Und wenn ein Personaler viele Bewerbungen sichten muss, kann die Zeit für eine Bewerbung auch mal nur 2 – 3 Minuten betragen. Machen Sie es dem Personaler also so komfortabel wie möglich und bleiben Sie positiv in Erinnerung. Dann haben Sie schon viele Punkte gewonnen.
Haben Sie den Traumjob schon im Visier? Dann nichts wie los. Gehen Sie es an.
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Bildquelle [https://unsplash.com/photos/n8Qb1ZAkK88]: “MacBook Pro 2016″ von Bram Naus (@bramnaus) on Unsplash